Prosty nadzór nad urządzeniami i dokumentacją.
Rejestr Urządzeń Pomiarowych ma być lekkim systemem ewidencyjno-dokumentowym do nadzoru nad wyposażeniem pomiarowym w firmie lub u klientów zewnętrznych. Jego zadaniem nie jest wykonywanie procesu kalibracji ani wzorcowania. System porządkuje informacje o urządzeniu, dokumentach potwierdzających jego sprawdzenie lub wzorcowanie oraz terminach ich ważności.
Podstawą rozwiązania jest trwała karta urządzenia. Do jednej karty dopisywane są kolejne świadectwa, certyfikaty, protokoły i inne dokumenty. Nowy dokument nie usuwa poprzedniego - wcześniejsze wpisy pozostają w historii jako archiwalne.
Urządzenie + dokument + termin + QR + historia.
Stała karta urządzenia
Numer urządzenia, typ, producent, model, numer seryjny, klient, lokalizacja, przydział, status i stały kod QR.
Dokumenty i certyfikaty
Każdy dokument jest osobnym rekordem z numerem, datą wydania, ważnością, wystawcą, statusem i plikiem PDF.
Terminy i alerty
Status dokumentu aktualizuje się według daty ważności: ważny, do 90 dni, do 30 dni, do 7 dni, po terminie lub brak dokumentu.
Stały QR
Jeden kod prowadzi do aktualnej karty urządzenia. Zmiana dokumentu lub terminu nie wymaga drukowania nowej etykiety.
Historia bez nadpisywania
Dodanie nowego dokumentu nie usuwa starego. Poprzednie certyfikaty i istotne zmiany pozostają dostępne w historii.
Klienci i lokalizacje
Urządzenia można przypisywać do klienta, zakładu, działu, miejsca oraz osoby odpowiedzialnej.
Czego system świadomie nie robi?
Rejestr nie steruje aparaturą, nie komunikuje się z kalibratorami, nie oblicza błędów pomiarowych, niepewności ani wyników kalibracji i nie zastępuje oprogramowania LIMS. Jego rolą jest ewidencja, dokumentacja, terminy i aktualny status.
Status urządzenia i status dokumentu to dwie różne rzeczy.
Urządzenie może pozostawać aktywne, mimo że jego dokument jest po terminie. Dlatego system oddziela stan urządzenia - np. aktywne, w serwisie, wycofane, zagubione lub nieaktywne - od statusu dokumentacji, np. ważny, do 30 dni, po terminie, brak dokumentu lub archiwalny.
Dokumenty i certyfikaty w jednym rejestrze.
Do urządzenia można przypisać m.in. świadectwo wzorcowania, certyfikat kalibracji, protokół sprawdzenia, świadectwo kontroli, certyfikat producenta, protokół serwisowy lub inny dokument zdefiniowany przez administratora. Centralny moduł dokumentów pozwala wyszukiwać po numerze certyfikatu, filtrować po rodzaju, kliencie, dacie i statusie oraz podglądać i pobierać pliki PDF.
QR: status urządzenia bez szukania dokumentów.
Każde urządzenie otrzymuje jeden stały kod QR, który prowadzi do bezpiecznego adresu z tokenem identyfikacyjnym. Widok publiczny może pokazywać rodzaj i numer urządzenia, producenta, model, status, datę wydania i ważności aktualnego dokumentu oraz jego numer. Użytkownik zalogowany otrzymuje pełną kartę, historię dokumentów oraz funkcje zgodne z uprawnieniami.
Najważniejszy efekt: po zeskanowaniu użytkownik od razu widzi, czy urządzenie ma aktualny dokument i do kiedy jest on ważny.
Dashboard, terminy i powiadomienia.
Panel główny ma odpowiadać na proste pytanie: czy są urządzenia, które wymagają uwagi? Dashboard pokazuje liczbę wszystkich urządzeń, aktualnych dokumentów, pozycji zbliżających się do terminu, urządzeń po terminie oraz urządzeń bez dokumentu. System może dodatkowo wysyłać powiadomienia e-mail i przygotowywać zbiorcze raporty terminów.
Rejestr urządzeń, import z Excela i raporty.
Lista urządzeń może być filtrowana po kliencie, rodzaju, lokalizacji, statusie i terminie, a wyszukiwarka obejmuje numer urządzenia, numer seryjny, producenta i model. Wdrożenie może rozpocząć się od migracji obecnych arkuszy XLSX/CSV z mapowaniem kolumn, wykrywaniem duplikatów i raportem błędów przed importem.
Raporty obejmują urządzenia z ważnymi dokumentami, zbliżające się terminy, pozycje po terminie i bez dokumentu, historię dokumentów oraz zestawienia według klienta, lokalizacji i działu. Eksport może być dostępny w PDF i XLSX.
Historia, role i bezpieczeństwo danych.
System zapisuje kto i kiedy zmienił dane urządzenia, dodał dokument, zmienił termin, pobrał lub usunął plik oraz dezaktywował urządzenie. Role mogą obejmować administratora, operatora/serwis, użytkownika tylko do odczytu oraz klienta z dostępem wyłącznie do własnych urządzeń i certyfikatów.
Architektura i rozwój.
Koncepcja zakłada Next.js + React + Ant Design po stronie interfejsu, API w Next.js lub warstwie usługowej, PostgreSQL jako bazę danych, pliki na NAS lub storage zgodnym z S3, stałe tokeny QR i wdrożenie self-hosted lub SaaS. Rdzeń systemu można później rozszerzyć o panel klienta white-label, automatyczne e-maile, masowy druk etykiet, historię skanów QR, API, OCR dokumentów, PWA, tryb offline i proste zlecenia serwisowe.
Najczęstsze pytania
Czy Rejestr wykonuje kalibrację lub wzorcowanie?
Nie. System przechowuje dane urządzenia, dokumenty i terminy oraz pokazuje ich aktualny status. Nie oblicza wyników pomiarowych i nie zastępuje systemu laboratoryjnego.
Czy QR trzeba drukować ponownie po dodaniu nowego certyfikatu?
Nie. QR pozostaje stałym identyfikatorem urządzenia i zawsze prowadzi do aktualnych danych w systemie.
Czy można zaimportować istniejący rejestr z Excela?
Tak. Koncepcja przewiduje import XLSX/CSV z mapowaniem kolumn, kontrolą duplikatów i raportem błędów przed zatwierdzeniem.
Czy system może obsługiwać wielu klientów?
Tak. Urządzenia mogą być przypisane do klienta, lokalizacji, działu i osoby odpowiedzialnej, a opcjonalny panel klienta może udostępniać tylko jego własne dane i dokumenty.